Mehrere Stunden
10 Minuten
pro Monat. Vom Beleg bis zur Kanzlei.
Wie wir bei Codelax unsere Buchhaltung von mehreren Stunden auf 10 Minuten gebracht haben
Ein KI-Assistent sammelt unsere Belege ein, gleicht das Geschäftskonto ab und übergibt den Monat an die Steuerkanzlei. Für das Kanzleiportal milia gab es keine Anbindung, also haben wir sie gebaut.
Über das Projekt
Unsere vorbereitende Buchhaltung lief schon länger KI-gestützt. Eine Lücke blieb: Für milia, das Mandantenportal unserer Steuerkanzlei, gab es keine Anbindung für KI-Assistenten. Wir haben sie selbst gebaut und damit die ganze Strecke vom Beleg bis zur Kanzlei digitalisiert.
Mehrere Stunden
10 Minuten
Das letzte Stück blieb Handarbeit
Belege lagen an vielen Stellen: im Postfach, in Lieferantenportalen, als Papierquittung, in der Bank. Sammeln, Benennen und Zuordnen konnte ein KI-Assistent schon übernehmen. Das Portal der Kanzlei erreichte er aber nicht. Aufgaben lesen, Belege hochladen, Rückfragen beantworten: Das ging nur per Login im Browser.
Ein eigener MCP-Server für milia
MCP (Model Context Protocol) ist der Standard, über den KI-Assistenten auf Programme zugreifen. Für milia gab es keinen solchen Zugang, also haben wir ihn gebaut. Zusammen mit den Anbindungen an Bank, Postfach und Ablage arbeitet der Assistent jetzt den ganzen Monat in einem Durchgang ab.
Vom Beleg bis zur Kanzlei
- 01
Einsammeln
Rechnungen aus Postfach und Lieferantenportalen herunterladen, Scans abholen.
- 02
Lesen
Scans und PDFs auslesen: Datum, Betrag, Aussteller.
- 03
Benennen und sortieren
Einheitlicher Dateiname, Ablage im Ordner des Monats.
- 04
Abgleichen
Jede Kontobuchung bekommt ihren Beleg. Was fehlt, kommt auf eine Liste.
- 05
Bewirtungsbelege
Begleitblatt schreiben, mit der Quittung zu einem PDF zusammenfügen, nach Freigabe unterzeichnen.
- 06
Übergeben
Paket packen und über milia an die Kanzlei hochladen.
Vier Systeme, eine Anbindung fehlte
KI-Assistent
arbeitet nach schriftlichen Regeln (Skills)
- Anbindung vorhanden
Geschäftskonto
Buchungen lesen, Überweisungen vorbereiten
- Anbindung vorhanden
Postfach
Rechnungen finden und herunterladen
- Anbindung vorhanden
Belegablage
Scans lesen, Dateien benennen und ablegen
- Von uns gebaut
Mandantenportal milia
Aufgaben lesen, Belege hochladen, Rückfragen beantworten
Die milia-Anbindung ist eine eigene, inoffizielle Entwicklung.
Freigeben muss ein Mensch
Unterschrift
Bewirtungsbelege legt der Assistent als Liste vor. Unterzeichnet wird erst nach Bestätigung.
Nachrichten an die Kanzlei
Jede Nachricht und jeder Upload erscheint zuerst als Vorschau.
Überweisungen
Der Assistent legt nur den Auftrag an. Freigegeben wird in der Bank-App.
Wir digitalisieren Ihre Strecke, inklusive MCP
Dieselbe Einrichtung bauen wir für andere Unternehmen. Sie funktioniert auch dann, wenn eines Ihrer Systeme noch keinen Zugang für KI-Assistenten hat.
Den Auftrag geben Sie dort, wo Ihr Team ohnehin arbeitet. Wir binden an, was Sie nutzen.
- 01
Ablauf aufnehmen
Wir gehen Ihren Monat mit Ihnen durch und schreiben die Schritte auf.
- 02
Systeme anbinden
Bank, Postfach, Ablage und das Portal Ihrer Kanzlei. Fehlt eine Anbindung, bauen wir den MCP-Server.
- 03
Übergeben
Sie bekommen ein System, das Sie selbst weiter nutzen, samt der Regeln in Klartext.
Ein KI-Agent statt einer Buchhaltungsstelle
Heute stoßen wir den Monat mit einem Satz an. Der nächste Schritt ist ein Agent, der die vorbereitende Buchhaltung wie eine Vollzeitkraft übernimmt, ohne dass ihn jemand anstößt.
Eigene E-Mail-Adresse
Lieferanten schicken Rechnungen direkt an den Agenten. Rückfragen stellt er selbst.
Eigene Zugänge
Seine Logins liegen in einem Passwort-Tresor wie 1Password. Sie legen fest, was er sehen darf, und können jeden Zugang einzeln entziehen.
Meldet sich selbst an
Er loggt sich in Portale ein, lädt Belege herunter und reicht Unterlagen ein, auch dort, wo es keine Schnittstelle gibt.
Rechnet voraus
Er schätzt Bilanz, Steuerlast und Liquidität, bevor die Kanzlei die Zahlen liefert.
Das bauen wir.
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