Zwei Wochen China in 30 Minuten abgerechnet: Reisekosten mit KI
Früher blieb die Reisekostenabrechnung tagelang liegen. Heute sucht ein KI-Assistent die Belege zusammen, liest auch chinesische Quittungen, berechnet die Fahrtkosten und füllt die Spesenliste.
Über das Projekt
Reisekosten hat bei uns niemand gern gemacht. Nach einer Reise lagen die Belege in mehreren Apps, im Postfach und als Papierquittung, und die Abrechnung zog sich über Tage. Nach zwei Wochen China haben wir sie dem KI-Assistenten überlassen, der schon unsere Buchhaltung vorbereitet. Nach 30 Minuten war sie fertig.
- 2 Wochen
- China, mit Belegen auf Chinesisch
- Tage
- hat so eine Abrechnung früher gedauert
- 30 Minuten
- hat sie dieses Mal gedauert
Früher und heute
Belege einzeln aus Apps, Postfach und Tasche zusammensuchen
Der Assistent sammelt die Belege der Reise selbst ein
Chinesische Quittungen entziffern
Er liest auch chinesische Belege: Datum, Betrag, Zweck
Fahrtkosten von Hand ausrechnen
Er berechnet die Fahrtkosten
Spesenliste Zeile für Zeile abtippen
Er füllt die Spesenliste, wir prüfen und geben frei
Die Abrechnung bleibt tagelang liegen
Die Abrechnung geht direkt nach der Reise raus
Aus verstreuten Belegen wird eine Liste
Jeder Posten der Reise landet in einer Zeile, mit dem Beleg dazu. Bei chinesischen Quittungen steht daneben, worum es geht.
- 机票FlugPostfach
- 酒店HotelApp
- 高铁BahnApp
- 出租车TaxiScan
- Fahrtkostenberechnet
So entsteht die Abrechnung
- 1
Reise nennen
Ein Satz genügt: Zeitraum und Ziel der Reise.
- 2
Belege zusammensuchen
Der Assistent holt Rechnungen und Quittungen aus Postfach, Apps und Scans.
- 3
Lesen
Er liest jeden Beleg aus, auch die chinesischen.
- 4
Rechnen
Er berechnet die Fahrtkosten und trägt alle Posten in die Spesenliste ein.
- 5
Prüfen und abschicken
Wir sehen die Liste durch und geben sie frei. Dann geht die Abrechnung raus.
Das bauen wir auch für Ihre Reisekosten
Die Einrichtung ist dieselbe wie bei unserer Buchhaltung: Wir nehmen Ihren Ablauf auf, binden die Systeme an, in denen Ihre Belege liegen, und hinterlegen Ihre Reisekostenregeln.